Chiusura e Apertura Contabile
La gestione del cambio esercizio (Chiusura Apertura C 6-3) si limita a una sola operazione da effettuare nel periodo di chiusura del bilancio (di norma aprile/maggio).
ATTENZIONE!!: L'operazione non è facilmente reversibile. È obbligatorio eseguire una copia di salvataggio degli archivi prima di procedere.
Avvia la procedura solo quando il bilancio di verifica mostra l'esatto risultato di utile o perdita. Questo significa che devi aver già contabilizzato:
▪le scritture di rettifica
▪gli ammortamenti
▪i ratei e risconti
Nota per esercizi non solari: le aziende con esercizio infrannuale devono seguire le istruzioni specifiche riportate nella sezione dedicata.
L'avvio della procedura esegue contemporaneamente tre operazioni:
1.chiusura dei conti di costo e ricavo a Profitti e Perdite.
2.registrazione automatica dell'Utile o della Perdita d'esercizio.
3.chiusura dei conti patrimoniali a Stato Patrimoniale di Chiusura.
4.apertura dei conti a Stato Patrimoniale di Apertura.
Operazioni preliminari
Prima di avviare la procedura di cambio esercizio, è necessario controllare la corretta configurazione dei sottoconti nel piano dei conti e delle causali contabili.
▪Verificare che siano presenti, in Piano dei conti (C 1-1-1), i seguenti sottoconti:
🢭STATO PATRIMONIALE DI APERTURA
🢭STATO PATRIMONIALE DI CHIUSURA
🢭PROFITTI E PERDITE
🢭UTILE D’ESERCIZIO
🢭PERDITA D’ESERCIZIO.
▪Accedere alla tabella Causali di Contabilità (C 1-1-6) verificare la presenza e la corretta codifica delle seguenti voci:
🢭APERTURA CONTI controllare che i parametri di configurazione siano impostati come segue:
🢭CHIUSURA CONTI controllare che i parametri di configurazione siano impostati correttamente come segue:
Sequenza operativa
Prima di generare qualsiasi movimento automatico, il sistema ha bisogno che i dati di partenza siano corretti. Il primo passo consiste nel:
▪lanciare il Ricalcolo Movimenti (C 7-5), questa operazione serve a riallineare tutti i saldi di bilancio che il programma utilizzerà durante il passaggio al nuovo anno,
▪eseguire la Quadratura Movimenti Contabili (C 2-3), questa funzione fa un controllo di sicurezza per assicurarsi che non ci siano sbilanci in contabilità; se il programma trova un movimento sbilanciato lo segnala visualizzando il numero di registrazione,
▪verificare che l'utile o la perdita dell'anno precedente, a quello che si sta per chiudere, sia stato correttamente girato,
▪stampare Simulazione Bilanci di Chiusura (C 2-9), indicare come data di inizio e fine anno l’anno che si stà per chiudere (da data/a data). In Bilancio per Mastri/Sottoconti selezionare “S” sia per i sottoconti, sia per la stampa dei conti d’ordine. Per quanto riguarda la data e il numero di pagina, si può scegliere liberamente "S" (Sì) oppure "N" (No).Prima di lanciare la stampa, assicurasi che la tabella delle causali da escludere sia completamente vuota,
▪stampare Bilancino Confronto Periodi (C 2-C), come controprova che i dati siano corretti. Impostare il Periodo 1 dal 01/01 al 31/12 dell'anno da chiudere e lasciare vuoto il Periodo 2. Anche qui, assicurarsi che la tabella delle causali da saltare sia vuota e scegliere di non stampare il dettaglio dei clienti e dei fornitori. A questo punto, verificare che il saldo tra attività/passività e tra costi/ricavi del Bilancino di Confronto Periodi corrisponda perfettamente al risultato (all'utile/perdita) calcolato dalla Simulazione del Bilancio di Chiusura(C 2-9),
▪effettuare la Chiusura/Apertura (C 6-3) leggere attentamente le avvertenze riportate a video e proseguire con la compilazione dei dati richiesti.
ATTENZIONE!!: Prima di eseguire l’operazione è fondamentale definire le date precise con cui effettuare il cambio esercizio. Si consiglia caldamente di verificare queste date con il proprio consulente fiscale o commercialista.
Linee guida per la scelta delle date
1.Di norma, la data di registrazione per la chiusura coincide con il termine ultimo in cui è possibile chiudere il bilancio o presentare la dichiarazione dei redditi, come ad esempio il 30aprile. Il nostro consiglio è quello di utilizzare proprio la data del 30/04 dell'anno corrente. Scegliendo questa opzione, tutte le registrazioni di chiusura compariranno in modo ordinato nel libro giornale del mese di aprile. Se invece preferisci registrare la chiusura con la data del 31/12 dell'anno precedente, tieni presente che, se hai già stampato definitivamente il giornale di dicembre, dovrai richiedere la stampa dello stesso periodo. Questo perché i movimenti di chiusura andranno a confluire proprio nel mese di dicembre.
2.Per quanto riguarda la data di registrazione per l'apertura, questa si fa coincidere semplicemente con il giorno successivo alla chiusura. Di conseguenza, se hai chiuso il bilancio al 30/04 dell'anno corrente, suggeriamo di impostare l'apertura al 02/05 dell'anno corrente; in questo modo i movimenti compariranno nel giornale di maggio. Se invece hai scelto di chiudere al 31/12 dell'anno precedente, la data di apertura sarà naturalmente il 01/01 dell'anno corrente. Quest'ultima opzione ha un piccolo vantaggio pratico, perché la stampa dei mastrini riporterà l’apertura come primo movimento della lista.
Controlli di sicurezza prima di procedere
Una volta confermate le impostazioni e prima di generare le registrazioni in automatico, il programma mostra la data dell'ultima apertura contabile.
ATTENZIONE a questo dato: se la data riportata è inferiore di due anni rispetto alla data di sistema, non procedere con la chiusura dell'esercizio.
Facciamo un esempio pratico (come da esempio sopra riportato): ipotizziamo che si stia impostando i dati per chiudere l'esercizio contabile 2023. Procedere tranquillamente se il sistema mostra come data di apertura "01-01-23", perché questo conferma che l'esercizio 2022 è già stato chiuso. Al contrario, se la data visualizzata fosse "01-01-22" oppure "01-05-22", non eseguire la procedura. Questo significa che l'esercizio 2022 non è ancora stato chiuso e la procedura non deve essere eseguita. In questa fase, consigliamo anche di spostare la data di avviso all'anno successivo, modificandola ad esempio da "31-08-24" a "01-09-25".
Dopo aver verificato Data ultima apertura contabile, si consiglia di modificare la data di avviso nell'anno successivo nell'esempio sotto riportato da "31-08-24" a "01-09-25".
La procedura richiederà anche una data di congelamento per non modificare la prima nota dell'esercizio contabile appena chiuso. Confermare la data proposta in automatico e proseguire con la procedura di chiusura.
Se la chiusura dell'esercizio è stata eseguita correttamente, ristampando , la Simulazione Bilancio di Chiusura (C 2-9 i saldi dei conti economici e patrimoniali movimentati dovranno essere tutti pari a zero.