Emissione Ordini
La nuova gestione Visuale di eQuilibra consente d'inserire, variare, interrogare e stampare
ordini clienti/fornitori. In base a quanto indicato vengono automaticamente aggiornati i dati
relativi alla giacenza teorica degli articoli di magazzino. Gli ordini clienti possono essere
utilizzati ai fini di una successiva fatturazione.
Inserimento Nuovo Documento
In fase d' inserimento di un nuovo ordine tramite il tasto funzione INS il programma
richiede la tipologia di documento da emettere, Ordine Cliente, Ordine Fornitore.
La procedura di default propone lo stato dell' ordine Confermato ed è possibile
modificarlo selezionando in Testata ordine in Attesa oppure ordine Fittizio, lo stato Parzialmente Evaso e/o Totalmente Evaso si aggiorna in fase di evasione. E'
importante sottolineare che l'evasione è prevista solo per gli ordini confermati e non per
quelli in attesa oppure fittizi; è necessario modificarne prima lo stato.
E' possibile eseguire diversi tipi di Interrogazioni:
nella sezione Tipo Documento è possibile definire i criteri per la successiva
interrogazione indicando se si vogliono interrogare solo ordini clienti o solo ordini fornitori e
se occorre filtrare per Stato ordine.
Non effettuando nessuna scelta verranno visualizzati tutti gli ordini gia' evasi o da evadere.
Dopo la selezione il programma chiederà se si desidera la visualizzazione per Dati
generali documenti o per Dettaglio Righe;
ü
per Dati generali documenti: è possibile ricercare in base ai tutti i campi disponibili
nella videata di interrogazione (ad esempio tutti gli ordini di un certo agente o tutti gli
ordini da consegnare ad un certo vettore) e il risultato evidenzierà i dati di testata dei
documenti;
ü
per Dettaglio righe è possibile interrogare anche in base al contenuto
dell'ordine (ad esempio: per un certo articolo, per un certo deposito o per gli articoli
con uno specifico codice iva) e il risultato evidenzierà i dati contenuti nelle righe di
dettaglio.
Testata
I dati fondamentali richiesti per l'inserimento degli ordini sono:
ü riferimento interno: è il numero dell'ordine che viene assegnato in automatico
dal programma in fase di conferma e stampa.
ü data: indica la data dell'ordine il programma propone la data odierna del sistema.
E’ importante sottolineare che tutti i campi evidenziati in Rosso sono obbligatori.
ü Tipo ordine: è un campo che permette di selezionare il tipo di ordine che si intende
emettere.
ü In Attesa: è un ordine che è in attesa di essere confermato . In questo caso
non viene impegnato nessun articolo e la giacenza Teorica non viene modificata.
ü Confermato: è un ordine che è satato già confermato dal cliente, quindi il
programma impegnerà automaticamente gli articoli, la giacenza Teorica viene
modificata.
ü Parzialmente evaso: è un ordine che è stato già in parte evaso, la giacenza
Teorica viene modificata.
ü Totalmente evaso: è un ordine che è stato completamente evaso, la giacenza
Teorica viene modificata.
ü Fittizio è un ordine che non ha nessuna funzione opertativa come per un ordine
di tipo "In Attesa" gli articoli non vengoo impegnati e la giacenza Teorica non
viene modificata.
ü Deposito: è un campo obbligatorio, inserire il codice del deposito da cui sarà
movimentata la merce. E’ possibile impostare il deposito di default compilando la
tabella Depositi/causali consiglio per sezione (V 7-8-5)
oppure ricercarli/inserirli
tramite la Ricerca Contestuale
. Se non è attiva la gestione dei depositi il campo non
è editabile. La tabella dei depositi si trova alla voce di menu (V 1-4-1-5).
ü Cliente/Fornitore: è un campo obbligatorio, inserire il codice del
cliente/fornitore al quale inviare l'ordine. Cliccando sulla Ricerca Contestuale
è
possibile ricercare/inserire le anagrafiche oppure, se il codice è stato già impostato
visualizzare il megatooltip
consultando tutte le informazioni del cliente e/o fornitore
selezionato. Inserito il codice di un cliente/fornitore oltre ai dati anagrafici vengono
riportati sull'ordine tutte le informazioni commerciali (es. forma del pagamento, banca
d' appoggio, l’agente ecc..), modificando il codice il programma avviserà se aggiornare
i dati commerciali, rispondendo SI in automatico saranno modificati i dati commerciali
con la nuova anagrafica. Le anagrafiche dei clienti si trovano alla voce di menu (V 1-1-1/C 1-1-2), le anagrafiche dei fornitori si trovano alla voce di menu (V 1-1-4/C
1-1-3).
ü destinazione:è un campo obbligatorio, indicare il codice della destinazione della
merce se diversa dal cliente. Il programma propone in automatico quella inserita
sull’anagrafica del cliente oppure se sul cliente sono state inserite più destinazioni
attiva la tabella con le sue destinazioni. L’utente può ricercare/inserire una destinazione
diversa da quella/quelle proposte attivando la Ricerca Contestuale
. Si consiglia nel
caso in cui la destinazione risulti uguale a quella del cliente di creare un codice
destinazione 0 con descrizione “IDEM”. La tabella delle destinazioni si trova alla
voce di menu (V 1-1-2).
ü Rif.Ord.esterno: è un campo puramente descrittivo, libero non vincolato da
nessun archivio di eQuilibra. in questo campo si possono inserire gli estremi dell'ordine
arrivato dal cliente
ü Del: impostare la data di riferimento dell’ordine esterno, secondo lo standard di
eQuilibra dal - al
.
ü Consegna prevista/del: il primo campo è puramente descrittivo mentre la data
identifica la data di consegna entro la quale si prevede venga evaso l'ordine e sarà
proposta per ogni articolo inserito sull' ordine. Impostare la data secondo lo standard
di eQuilibra dal - al
.
ü valuta: è un campo facoltativo, indicare l'eventuale valuta esterea in cui dovrà
essere espresso l'ordine. L’utente può ricercare/inserire una valuta attivando la Ricerca Contestuale
.
La tabella delle valute si trova alla voce di menu (V 1-4-8). Il
campo è visibile se attiva la gestione delle valute.
ü cambio: è un campo facoltativo, impostata la valuta il programma in automatico
propone il cambio del giorno.
Il campo è visibile se attiva la gestione delle valute.
Corpo/Piede
All’interno della sezione Dettagli sono presenti diversi Tasti funzione.
Oltre ai bottoni standard eQgrid
, che possono essere utilizzati per le loro svariate funzioni,
sono presenti i seguenti bottoni, per conoscere la funzione cliccare su ogni singolo bottone:
Per inserire gli articoli:
ü posizionarsi
sulla riga col tasto destro del mouse aprire l'archivio degli
articoli
ed effettuare la
ricerca
dei codici,
ü cliccare sul tasto funzione 
Ins Nuova riga, col tasto destro del mouse aprire
l'archivio degli articoli
ed effettuare la ricerca
dei codici,
ü digitare sulla riga il codice dell'articolo.
ü
il campo Articolo è obbligatorio si ha la possibilità di indicare un codice già esistente,
di modificarlo oppure di inserirne uno nuovo
attivando la Ricerca Contestuale
,
l'archivio degli articoli si trova alla voce di menu (V 1-4-8).
Se si desidera aggiungere
solo delle righe descrittive, oppure si vuole inserire un articolo fuori magazzino è
possibile farlo co codice $, alla conferma del documento saranno generati movimenti di
magazzino per gli articoli codificati escludendo quelli col $. Indicato l'articolo, a patto
che non inizi per $ si vedrà comparire la
giacenza/teorico
in magazzino.
Lo stesso codice articolo può comparire sullo stesso documento più di una volta, il
programma avvisa tramite um messaggio che l'articolo è già presente nel documento,
mediante il tasto funzione 
cancella riga si può eliminarlo inserendone uno nuovo.
E' possibile disabilitare il controllo attivando la richiesta "Disabilita verifica articoli
doppi" in Opzioni.
E' possibile attivare manualmente lo zoom dell'articolo cliccando due volte col tasto
sinistro del mouse, oppure in automatico attivando la richiesta "Zoom in automatico
dopo codice articolo" in Opzioni.
Lo zoom dell'articolo contiene dei dati
fondamentali per la compilazione del documento:
ü
la "Data consegna":
identifica la data di consegna entro la quale si prevede
venga evaso l'ordine e sarà proposta per ogni articolo inserito sull' ordine.
ü
il "Tipo di riga": determina il totale imponibile e il totale iva, se il tipo di riga è:
ü
Normale: il valore della riga è stabilita da un totale imponibile+un
totale iva,
ü
Omaggio con Rivalsa ($OR): il valore della riga è stabilita solo dall'iva
e non dall'imponibile perchè è in omaggio,
ü
Omaggio senza Rivalsa ($ON): il valore della riga è a zero perchè
l'imponibile e l'iva sono in omaggio,
ü
Sconto Merce ($SM): il valore della riga è a zero perchè l'imponibile è
scontato al 100%.
ü Unità di misura: il programma propone la prima unità di misura. Nel caso si sia
indicato un articolo con doppia unità, il programma consente di scegliere quale
delle due si intende utilizzare. I movimenti di magazzino generati dal documento
saranno comunque effettuati nella prima unità di misura. Se il codice articolo è un
fuori magazzino codice $ è possibile digitare l'unità di misura desiderata poichè
non è legato da nessun archivio.
ü Quantità da consegnare:
specificare la quantità che è stata ordinata dal cliente
espressa nell'unità di misura selezionata.
ü Quantità consegnata: è la quantità che è stata consegnata al cliente, viene
aggiornata in automatico in fase di evasione parziale/totale.
ü Prezzo: specificare il prezzo unitario dell'articolo.
ü Valore totale: indica il prezzo unitario per la quantità
al netto degi sconti.
ü sc/mc: indica lo sconto o la maggiorazione, da applicarsi sul prezzo unitario. In
caso di maggiorazione indicare il segno meno. Il programma propone lo sconto
inserito sull'anagrafica del cliente,più lo sconto dell'articolo se questo è diverso da
zero, altrimenti lo cerca su categoria economica clienti più lo sconto classe
merceologica articolo. Questi sconti sono legati al singolo articolo. E' possibile
impostare anche uno sconto di "piede".
ü provvigione: specificare la percentuale della provvigione da applicare al singolo
articolo.
ü peso netto: specificare il peso netto dell'articolo.
ü aliquota: specificare il codice iva da applicare. In automatico propone quello
impostato sull'anagrafica dell'articolo è possibile modificarla attivando la Ricerca
Contestuale
, l
'archivio dei codici iva si trova alla voce di menu Codici Iva (C 1-1-4).
ü contropartita contabile: specificare la contropartita di ricavo da utilizzare nella
contabilizzazione automatica delle fatture. Se inserita sull'anagrafica dell'articolo
sarà proposta in automatico. Non è un campo obbligatorio se lasciato vuoto in fase
di contabilizzazione, il programma verificherà prima le contropartite impostate sulla
causale contabile , se vuota sulla Tabella Codici conti fissi (C 1-1-A). E'
possibile modificare la contropartita attivando la Ricerca Contestuale
, l'archivio
delle contropartite contabili si trova alla voce di menu Piano dei Conti (C 1-1-A).
ü centro di ricavo: specificare un centro di ricavo utile per le aziende che hanno il
controllo di gestione attivo. Se inserito sull'anagrafica dell'articolo sarà proposto in
automatico. E'
possibile modificare il centro attivando la Ricerca Contestuale
,
l'archivio dei centri di ricavo si trova alla voce di menu Manutenzione centri (C
8-1-1-1).
ü Ass. Ordine cliente - Ass. Preventivo - N. di riga: questi campi permettono di
associare un ordine/preventivo e la riga all'ordine che si stà inserendo utile per
avere un riferimento esempio nel caso in cui si stia inserendo un ordine a fornitore.
ü CIG / CUP: sono dei codici identificativi obbligatori richiesti dagli enti pubblici in
fase di fatturazione.
ü Descrizione è un campo descrittivo ed è obbligatorio, è possibile inserire fino a
venti righe di descrizione. Il programma riporta in automatico le descrizioni inserite
nell'articolo le quali sono comunque modificabili. In fase d'inserimento il
programma visualizza solo la descrizione principale dell'articolo. Se si vuole
visualizzarle entrambe è necessario a
ttivare la richiesta "Descrizioni aggiuntive
in dettagli" in Opzioni. E' possibile diversificare le descrizione che saranno
stampate in bolla da quelle che saranno stampate in fattura, inserendole nel
riquadro "Fattura" come da esempio sotto riportato.
E' possibile anche inserire un articolo che compaia solo in fattura e non
sull'ordine. Inserire in Documento solo il codice $ cancellando le descrizioni
riportate in automatico dal programma, ricopiandole prima in Fattura, come da
esempio sotto riportato. Sarà cura del tecnico personalizzare il modulo ordine.
Il programma permette d'importare eventuali note inserite sull'anagrafica
dell'articolo manualmente cliccando sul tasto funzione dedicato come da esempio
sotto riportato, oppure in automatico attivando la richiesta "Aggiungi le note
dell'articolo in automatico" in Opzioni.
Salvando con F10 i singoli dati saranno riportati in Dettagli è possibile anche inserirli
posizionandosi su ogni singola colonna.
Ad ogni articolo codificato, articolo $ inserito il programma assegna un numero di riga,
cambiando il numero è possibile modificare l'ordinamento degli articoli inseriti, come da
esempio sotto riportato.
Al di sotto della griglia è possibile visualizzare il totale delle quantità, il totale
imponibile, il totale iva e il totale documento (imponibile+Iva) degli articoli
inseriti. Nei valori totali vengono incluse anche le spese di trasporto, d'imballo e
postali. Aggiungendo oppure togliendo le righe i valori aumenteranno oppure
diminuiranno.
I totali dei documenti sono visibili non solo in Dettagli ma anche nelle
altre sezioni.
La sezione riporta in automatico i dati commerciali inseriti sull'anagrafica del cliente.
ü Agente: è un campo visibile solo con la gestione degli agenti attiva. In fase di
emissione degli ordini è possibile avere due codici agenti diversi tra di loro, è un
dato obbligatorio la procedura provvede automaticamente a proporlo se è stato
inserito sull'anagrafica del cliente, modificabile con un nuovo codice
attivando la
Ricerca Contestuale
, l'archivio degli Agenti si trova alla voce di menu Agenti (V
1-1-5).
ü Forma di pagamento: è un campo obbligatorio, la procedura provvede
automaticamente a proporla se è stata inserita sull'anagrafica del cliente/fornitore,
modificabile con un nuovo codice
attivando la Ricerca Contestuale
, l'archivio
delle forme di pagamento si trovano alla voce di menu Forme di pagamento (V
1-4-4).
ü Tabella banche: contiene tutti i codici abi e cab delle Banche d'Italia.
ü Banca appoggio:è un campo obbligatorio, la procedura provvede
automaticamente a proporla se è stata inserita sull'anagrafica del cliente/fornitore,
modificabile con un nuovo codice
attivando la Ricerca Contestuale
, oppure
ricercando il codice ABI da Tabelle banche il programma modificherà il codice della
banca di appoggio, il codice CAB e l'Agenzia. L'archivio della Banca si trova alla
voce di menu Banche (V 1-1-6).
ü CAB:è un campo descrittivo la procedura provvede automaticamente a proporlo
se è stato inserito sull'anagrafica del cliente/fornitore, oppure dalla Tabella banche.
ü Agenzia: è un campo descrittivo la procedura provvede automaticamente a
proporla se è stata inserita sull'anagrafica del cliente/fornitore ed è modificabile,
oppure dalla Tabella banche.
ü SC.Corpo: indica uno sconto finanziario che viene applicato sul totale del
documento è possibile inserire il dato manualmente oppure in automatico se
impostato sulla forma di pagamento.
ü Aliquota: indica l'aliquota iva esente a cui sono soggetti tutti gli articoli, nel caso
di cliente esportatore abituale o cliente/fornitore estero. La procedura provvede
automaticamente a proporla se è stata inserita sull'anagrafica del cliente/fornitore,
modificabile con un nuovo codice attivando la Ricerca Contestuale
.
ü Listino: indica il numero di listino applicato nel documento per la definizione
automatica dei prezzi. La procedura propone in automatico il listino inserito
sull'anagrafica del cliente/fornitore.
ü Lingua: inserendo il codice di un listino alternativo è possibile emettere un ordine
con le descrizioni degli articoli in lingua straniera. La procedura propone in
automatico il codice inserito sull'anagrafica del cliente/fornitore.
ü Pr. base: indica la provvigione base da applicare al documento. Il campo è
significativo solamente nel caso in cui sulla tabella agente e tabella provvigioni non
siano state inserite le provvigioni.
ü Sc/Mg. base:
indica lo sconto o la maggiorazione, da applicarsi sul prezzo
unitario per ogni articolo indicato nel dettaglio righe. In caso di maggiorazione
indicare il segno meno. Il programma propone lo sconto inserito sull'anagrafica del
cliente.
All'interno di questa sezione vengono inseriti i dati del trasporto:
ü Aspetto dei beni/trasporto: indica il tipo d'imballo delle merci (es. pacco,
scatolone, a vista ecc), ogni codice dell'aspetto dei beni è legato al trasporto (es.
trasporto tramite vettore, mittente oppure destinatario). I codici dovranno essere
codificati come segue:
ü 01M->Pacco (M indica trasporto tramite mittente i campi Vettori non saranno visibili)
ü 01D->Pacco(D
indica trasporto tramite destinatario i campi Vettori non saranno visibili)
ü 01V->Pacco(V
indica trasporto tramite vettore i campi Vettori saranno visibili).
ü Il campo aspetto dei beni/trasporto: è obbligatorio, c
liccando sulla Ricerca
Contestuale
è possibile ricercarlo/inserirlo. L' archivio aspetto dei beni/ trasporto
si trova alla voce di menu Aspetto beni e mezzo trasporto (V 1-4-5).
ü Vettore 1/Vettore2: indicano il primo/secondo vettore ai quali si consegna la
merce, viene richiesto solamente se il mezzo di trasporto è di tipo Vettore.
La
procedura propone in automatico il codice inserito sull'anagrafica del cliente,
c
liccando sulla Ricerca Contestuale
è possibile ricercarlo/inserirlo. L
' archivio
vettori si trova alla voce di menu Vettori (V 1-1-3).
ü Resa: indicare il codice della resa, il campo è obbligatorio , la procedura propone
in automatico il codice inserito sull'anagrafica del cliente/fornitore, modificabile con
un nuovo codice attivando la Ricerca Contestuale
.
ü Peso netto/peso lordo: indicare il peso netto e lordo della merce, se attiva la
gestione dei pesi, i dati saranno inseriti in automatico prendendoli dall'anagrafica
articoli.
ü Numero colli/pezzi sfusi: indicare il numero dei colli oppure i pezzi sfusi da
trasportare.
ü Volume: indicare il volume totale delle merci.
In questa sezione è possibile gestire le spese di trasporto , d'imballo e postali indicando
manualmente un importo oppure una percentuale che sarà calcolata sul totale
imponibile. E' possibile definire se addebitare le spese bolli e spese d'incasso, mentre il
campo Importo in contrassegno sarà visibile solamente se la forma di pagamento è
di Tipo C (contrassegno). La procedura provvede automaticamente a proporre i dati
se sono stati inseriti sull'anagrafica del cliente.
In questa sezione si possono personalizzare i comportamenti che il programma
assumerà in fase d'inserimento/modifica dei documenti in base alle preferenze
dell'utente:
E' possibile personalizzare:
ü Campo su cui posizionarsi dopo articolo: se attivato, l'utente puo'
impostare su quale campo si posizionerà il programma dopo aver scelto l'articolo,
a scelta tra Unità di misura, quantità, prezzo unitario, prezzo unitario ivato,
valore totale, Sconto o Maggiorazione, Sconto.
ü Campo che genera nuova riga: per evitare di passare su tutti i campi previsti
dalla riga di dettaglio,se attivato, l'utente puo' definire quale sia il campo dopo il
quale il programma va a riga nuova,
ü F10 sulle pagine dello zoom passa alla pagina successiva: nel caso in cui siano attivate più gestioni specifiche (cassoni, componenti, rintracciabilità,
C/lavoro, etc.), se attivato,l'utente puo' impostare che con F10 si possa passare
velocemente da una sezione all'altra.
ü Zoom automatico dopo codice articolo: se attivato consente all'utente di
aprire lo zoom su articolo senza fare doppio click.
ü Descrizioni aggiuntive in dettagli: per rendere visibili le descrizioni
aggiuntive dell'articolo nelle righe di dettaglio (nello zoom articolo sono sempre
visibili).
ü Proporre alimentazione preziario con prezzi/sconti nuovi: se attivato,
quando viene digitato un prezzo o sconto diverso da quello previsto dal preziario,
il programma propone una maschera in cui è possibile aggiornare i dati per
aggiornare i dati del preziario.
ü Aggiungi le note dell'articolo in automatico: se attivo vengono riportate in
dettagli anche le descrizioni inserite nelle “Note” della gestione articoli.
ü Riporta sconto su articolo $: se attivo, lo Sconto o Maggiorazione indicato nei
Dati Commerciali viene riportato anche sulle righe di tipo $.
Alcuni indicatori servono invece a disabilitare alcune funzionalità:
ü Verifica articoli doppi: se attivo, viene disabilitato il messaggio “Attenzione!
Articolo già presente in bolla” nel caso un articolo già presente nel documento
viene nuovamente inserito.
ü Verifica preziario con cambio quantità: se attivo, viene disabilitato il
messaggio “Vuoi riverificare il preziario?” nel caso in cui per un articolo legato a
preziario venga modificata la quantità inserita.
ü Verifica del preziario cambiando la data consegna:
se attivo, viene
disabilitato il messaggio “Vuoi riverificare il preziario?” nel caso in cui per un
articolo legato a preziario venga modificata la data consegna.
Stampa
Per confermare e stampare il documento cliccare su F10 il programma attiverà una
videata visualizzando il numero del documento assegnato, il tipo di stampa da
effettuare (anteprima, stampa diretta, pdf, via e-mail e anteprima più e-mail), se
memorizzare il tipo di stampa richiesto, forzare il numero di copie da stampare.
Il programma in fase di conferma genera i movimenti di magazzino, evidenziando il
numero di registrazioni create dalla n°xxxx alla numero xxyy, il riferimento interno del
documento.
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